Markedsafsøgning - Revision og regnskab

Der ønskes indhentet tilbud på revision og regnskab for projektet Let’s Meet Again i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love, forordninger, støtteberettigelsesregler og andre forskrifter samt i overensstemmelse med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Destination Trekantområdet er en af Danmarks største destinationsselskab. Vi har godt 2,9 millioner kommercielle overnatninger og omsætter for mere end 6 mia. kroner. Turismen i området skabte i 2019 mere end 7500 fuldtidsstillinger.

Geografisk dækker Destination Trekantområdet Billund, Fredericia, Kolding og Vejle kommuner.

Vi arbejder især inden for 3 områder – Børnefamilier, Voksne par samt Møde- og Erhvervsturisme, hvor bæredygtighed er en gennemgående faktor.

Destination Trekantområdet sikrer et stærkt lokalt samarbejde, der udvikler produkter og tiltag, der kan klare sig i den internationale konkurrence om turisterne, et samarbejde der udvikler både små og store erhvervspartnere samt sikrer at turismen fortsat bidrager til at skabe vækst, beskæftigelse og oplevelser i området.

Ordregiver:
Destination Trekantområdet
Åstvej 10b
7190 Billund
CVR: 41887583

Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til:

Maibrit Thomsen
Projektkoordinator, Destination Trekantområdet
Telefon:  7190 7076
E-Mail: maibrit@tdto.dk

Baggrund

Styrket samarbejde giver nye og flere muligheder

Erhvervs- og mødeturismen er en væsentlig forretning for henholdsvis Destination Trekantområdet og Visit Herning. Et styrket samarbejde og dermed fælles udviklingsaktiviteter gør, at området bliver et stærkt supplement til storbyernes mødeturismeprodukter. Møder er i denne sammenhæng en fællesbetegnelse for virksomhedsmøder, erhvervsdelegationer, konferencer, kongresser og events af forskellig størrelse og karakter samt øvrige erhvervsrelaterede besøg.

Et interessant mødeprodukt

De to destinationer er centrum for Danmarks industri og produktion. Med globalt førende brands og koncerner har vi styrkepositioner indenfor bl.a. tekstil, vind, leg og læring. Det skal udnyttes, så disse styrkepositioner bringes mere i spil i samarbejde med virksomheder, videnscentre etc. Det erhvervsmæssige særkende tilfører dermed noget særligt ifm. en erhvervsturismeindsats.

Projektet har et samlet budget på 3.589.000 Dkr, med en finansieringsplan som følger:

Partnertimer: 1.304.500 Dkr.

Kontantmedfinansiering: 490.000 Dkr.

Støtte fra Erhvervsfremmebestyrelsen: 1.794.000 Dkr.

Projektet løber i perioden 1. jan 2023 – 31. marts 2025

Formål og opgavebeskrivelse

Det skal være revisionens formål at udarbejde et perioderegnskabet og slutrevision for projektet i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love, forordninger, støtteberettigelsesregler og andre forskrifter samt i overensstemmelse med indgåede aftaler og sædvanlig praksis.

Opgavens omfang:

• Udførsel af perioderegnskaber og det endelige projektregnskab
• Afgive revisionserklæringer i tilknytning til det endelige slutregnskab

Destination Trekantområdet ønsker således et tilbud på løsning af denne opgave, som forventes at indeholde følgende hovedleverancer:

1. 31. jan 2024: Perioderegnskab for perioden – 1.jan 2023 - 31.dec 2023
2. 31. maj 2025: Periode- og slutregnskab samt revisorpåtegnelse af slutregnskab – 1. jan 2024 - 31. mar 2025

Det er forventningen, at tilbudsgiver anskueliggør hvordan opgaven løses med afsæt i ovenstående oplæg. Det forventes at tilbudsgiver har erfaring indenfor området

Tidsplan og kontraktperiode

• Deadline for evt. spørgsmål:                                                                        10-02-2023
• Deadline for indsendelse af tilbud:                                                           17-02-2023
• Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet:                                24-02-2023
• Aftalens ikrafttræden:                                                                                     28-02-2023

Kontraktperiode

Kontrakten træder i kraft så hurtigt som muligt og senest den 28-02-2023 og løber frem til og med 31-05-2025 Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver

Levering

Senest 31-05-2025 forventes opgavens afsluttet og alle leverancer leveret

Aflevering og behandling af tilbud

Tilbud og anden dokumentation sendes som pdf til Maibrit Thomsen, maibrit@tdto.dk og skal være ordregiveren i hænde senest 17-02-2023

Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom, dog senest den 28-02-2023

Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter.

Ordregiver kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud eller fejl i tilbudsprocessen.

Ordregiver anser ikke valg af rådgiver for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med en rådgiver.

Tilbudsgiveres eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiver uvedkommende.

Tilbudsforbehold

Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Destination Trekantområdet vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke fyldestgørende.

Tilbud med forbehold vil blive afvist som ikke fyldestgørende, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi.

Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til opgaven, eller finder tilbudsgiver, at opgaven er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til Destination Trekantområdet, jf. ovennævnte tidsfrister.

Der kan ikke gives bud på dele af opgaven.

Præmisser

Man skal forvente et tæt samarbejde med Destination Trekantområdet. Destination Trekantområdet udfører følgende dokumentation, som grundlag for ovenstående:

• Gennemgang af samtlige transaktioner til kontrol af korrekt kontering og periodisering
• Udarbejde de nødvendige afstemninger, specifikationer og opgørelser
• Sikrer den bagvedliggende dokumentation i relation til retningslinjer for TUR 22-0130
• I forbindelse med revision af det endelige projektregnskab, - indsende bilag og anden dokumentation som revisionen måtte efterspørge i forbindelse med revisionen.

I øvrigt skal Revisionsinstruks for revision af tilskud til projekter medfinansieret med Danmarks Erhvervsfremmebestyrelses decentrale erhvervsfremmemidler være opfyldt.

Pris

I fremsendte tilbud skal tilbudsgiver angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven samt pr. delleverance.

Evaluering af tilbud

Tildeling af opgaven sker på baggrund af det tilbud der formår bedst muligt at svare på opgavens formål. Det mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra følgende vægtning:

1) Prisen: 50%

2) Erfaring med lignende opgaver: 50%

Ad 1) Prisen:

• Prisen for tjenesteydelsen.

Ad 2) Erfaring med lignende opgaver:

Der lægges vægt på følgende under dette punkt:

• Organiseringen af team og allokerede medarbejdere
• Faglige kvalifikationer og referencer
• Tilbudsgivers erfaring og ekspertise inden for metodefeltet
• Tilbudsgivers ressourcer ift. at løse opgaven inden for tidsrammen
• Leveringssikkerhed og fleksibilitet

Udvælgelsen foretages af:

• Iben Rigenstrup Schorling, Projektmanager Destination Trekantområdet
• Martin Perregaard-Bitsch, CEO Destination Trekantområdet
• Maibrit Thomsen, projektkoordinator Destination Trekantområdet

Indbudte tilbudsgivere

• Beierholm (Vejle) - www.beierholm.dk/kontor/beierholm-vejle
• Attent – www.attent.dk
• BDO (Vejle) - www.bdo.dk/da-dk/kontorsteder/vejle
• K.T. Revision - www.bdo.dk/da-dk/kontorsteder/vejle
• LDM Revision - www.ldmrevision.dk

Kontraktmæssige forhold

I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tilbudsgiver indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet:

• At tilbudsgiver bliver betalt for løsning af opgavens leverance ud fra følgende:
  • efter hvert endt perioderegnskab
  • efter afgivelse af revisorpåtegnelse i forbindelse med slutregnskabet
• At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, det vil sige manglende leverancer på aftalens opgave.

Ejerskab og rettigheder

Alle rettigheder til materiale der udarbejdes i forbindelse med opgaven, tilgår ordregiver som frit kan formidle og offentliggøre materialet, fremstille eksemplarer af det, ændre det, overdrage det til tredjemand eller lade indholdet danne grundlag for anden rådgivers viderebearbejdelse eller omarbejdelse.

Ordregiver har dog pligt til at kreditere tilbudsgiver og dennes eventuelle navngivne underrådgivere som ophavsmænd til materialet.

Tilbudsgiver kan ikke offentliggøre projektmateriale uden godkendelse fra Ordregiver, men er berettiget til at anvende opgaven som reference.

Tavshedspligt

Parterne er forpligtede til at sikre, at indholdet af nærværende aftale ikke afsløres for uvedkommende. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør.

​​​​​​​Kommunikation

Medmindre andet aftales konkret, forestår Ordregiver enhver ekstern kommunikation vedrørende alle leverancerne i opgaven fra Tilbudsgiver i forbindelse med opgavens løsning. Medmindre andet konkret aftales, skal Tilbudsgiver derfor henvise enhver henvendelse fra pressen eller anden tredjemand vedrørende opgaven til Ordregiver og må ikke uden Ordregivers forudgående godkendelse kommunikere eksternt vedrørende opgaven. Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører også overholder denne forpligtelse.