Markedsafsøgning - Kernefortælling

Der ønskes indhentet tilbud på udarbejdelsen af en kernefortælling og kommunikationsstrategi for destinationerne Destination Trekantområdet og VisitHerning, der samarbejder for at tiltrække mere international erhvervsturisme gennem en tydelig brandfortælling og et stærkt markedsføringsmateriale.

1 - Ordregiver:
Destination Trekantområdet (lead partner)
Åstvej 10b
7190 Billund
CVR: 41887583

Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til:
Lea Bennedsen
Projektkoordinator, Destination Trekantområdet
Telefon: 29639433
E-Mail: lea@tdto.dk

2 - Baggrund
Dette udbud gennemføres i regi af projektet Let’s Meet Again. Projektet indeholder 3 arbejdsspor:
• Et analysespor
• Et udviklingsspor
• Et markedsføringsspor
Opgaven i dette udbud omhandler udviklingssporet samt markedsføringssporet.

2.1 Introduktion
Destination Trekantområdet og VisitHerning har taget initiativ til at udvikle og markedsføre destinationernes egne og samlede erhvervsturismeprodukt. Ingen af destinationerne rummer en storby, som generelt er erhvervsturisters foretrukne location, så det tvinger os til at blive klogere på os selv og identificere og udvikle det erhvervsturisme-dna, der ligger i vores destinationer og skabe et attraktivt, bæredygtigt og alternativt mødeprodukt for internationale erhvervsturister. Projektet er døbt Let’s Meet Again.

I Let’s Meet Again skal vi udvikle destinationernes potentialer og nye fælles samarbejder mellem virksomhederne omkring udvikling af bæredygtige mødekoncepter og positionering i forhold til segmenter og markeder.
Projektet vil tage form i tæt dialog og samarbejde med konferencehoteller, venues, lufthavn, videnscentre og virksomheder. Projektet skal bidrage til at videreudvikle erhvervsturismen i de to destinationer.
Projektet skal i sidste ende levere en tydelig brandfortælling og et stærkt markedsføringsmateriale, som kan bruges i udlandet. På nuværende tidspunkt er vi i gang med en markedsanalyse, som vil give indsigt i de områder hvor vi efterfølgende vil markedsføre os. Denne analyse vil være tilgængelig i jeres arbejde.

3 - Opgavebeskrivelse
Den primære opgave for konsulenten består i, gennem en arbejdsproces med destinationerne, at afklare, udarbejde og sammenfatte en fælles kernefortælling samt brandposition i en fælles, international sammenhæng. Herunder at afklare hvordan destinationernes bæredygtighedsprofil, erhvervsmæssige styrkepositioner samt add on-udbud kan bidrage i brandfortællingen.
Sekundært skal der udvikles materiale som beskriver destinationernes add ons i en form for trykt og digitalt katalog. Der skal derfor laves et fælles grafisk udtryk, som kan anvendes i kataloget og i fremtidigt brand- og markedsføringsmateriale.
Det er forventningen, at tilbudsgiver anskueliggør hvordan opgaven løses med afsæt i ovenstående oplæg. Det forventes at tilbudsgiver har erfaring indenfor området.
Den forventede vægtning ift. tilbudsgivers. allokering af ressourcer er, at det primære fokus er markedsanalysen og købssegmenterne. Det sekundære fokus er konkurrenterne.

3.1 Levering
Ved aflevering forventes det at der bliver leveret følgende:
• Highlights i en præsentation – indeholdende kernefortælling og fælles brandposition
• Grafisk materiale, herunder InDesign-filer samt digitalt katalog

3.2 Tidsplan og kontraktperiode

Deadline for evt. spørgsmål: 08-12-2023
Deadline for indsendelse af tilbud: 02-01-2024
Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: 12-01-2024
Opstartsmøde med valgt rådgiver: 15-01-2024
Aftalens ikrafttræden: 15-01-2024

Kontraktperiode
Kontrakten træder i kraft så hurtigt som muligt og senest den 15-01-2024 og løber frem til og med 15-03-2024 Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver
Levering
Senest 15-03-2024 forventes opgavens afsluttet og alle leverancer leveret

4 - Aflevering og behandling af tilbud
Tilbud og anden dokumentation sendes som pdf til Lea Bennedsen, Lea@tdto.dk og skal være ordregiveren i hænde senest 02-01-2024
Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom, dog senest den 12-01-2024
Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter.
Ordregiver kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud eller fejl i tilbudsprocessen.
Ordregiver anser ikke valg af rådgiver for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med en rådgiver.
Tilbudsgiveres eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiver uvedkommende.

4.1 Tilbudsforbehold
Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Destination Trekantområdet vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt.
Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive
kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi.
Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til opgaven, eller finder tilbudsgiver, at opgaven er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til Destination Trekantområdet, jf. ovennævnte tidsfrister.
Der kan ikke gives bud på dele af opgaven.

4.2 Præmisser
Man skal forvente et tæt samarbejde med Destination Trekantområdet og VisitHerning. I forbindelse med indsamling af data, vil der i samarbejde med VisitDenmark være tilgængelige leads, men det forventes også at man selv indsamler interviewpersoner. Tilbuddet bedes indeholde et oplæg på tilgang til opgaveløsningen og tidsplan. Tilbudsgiver skal for de allokerede medarbejdere oplyse og dokumentere følgende i tilbuddet (i det omfang det er muligt):

Virksomhedsprofil
Projektmedarbejder(e) på opgaven
Hvordan I vil gå til opgaven
Tilbuddet skal redegøre for de forventede leverancer af opgaven - gerne begrundet i erfaringer med lignende opgaver.
Timebudget: Hvordan og hvor mange timer bruges i hver fase af opgaven og af hvem; lige fra opstartsmøder til levering inkl. afslutningsmøde og præsentation af erfaringer.
Samlet tilbudspris for opgaven.
Jeres egne udgifter (rejse, kost, logi, materialer, osv.) til løsningen af opgaven skal ligeledes være inkluderet i tilbuddet.
Kort beskrivelse af relevant erfaring på området / projektreferencer.

4.3 Pris
Den forventede totalpris på løsning af opgaven er DKK 325.000, - eksl. moms og inklusiv alle udgifter knyttet til løsning af opgaven, herunder evt. køb af data, transport, hjælpematerialer osv. I fremsendte tilbud skal tilbudsgiver angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven samt pr. delleverance.

5 - Evaluering af tilbud
Tildeling af opgaven sker på baggrund af det tilbud der formår bedst muligt at svare på opgavens formål. Det mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra følgende vægtning:
1) Prisen: 20%
2) Kvalitet i løsningsbeskrivelsen: 60%
3) Erfaring med lignende opgaver: 20%.
Ad 1) Prisen:
Prisen for tjenesteydelsen.

Ad 2) Kvalitet:
Tilbudsgivers samlede opgaveforståelse
Tilbudsgivers oplæg til opgaveløsning
Tilbudsgivers oplæg til formidling af leverancen

Ad 3) Erfaring med lignende opgaver:
Der lægges vægt på følgende under dette punkt:
Organiseringen af team og allokerede medarbejdere
Anciennitet hos de allokerede medarbejdere
Faglige kvalifikationer og referencer
Tilbudsgivers erfaring og ekspertise inden for metodefeltet
Sammensætning af team til løsning af de identificerede opgaver, herunder opgavefordeling, ansvarsområder og timefordeling på allokerede medarbejdere
Tilbudsgivers ressourcer ift. at løse opgaven inden for tidsrammen
Leveringssikkerhed og fleksibilitet

Udvælgelsen foretages af:
Lea Bennedsen, Destination Trekantområdet
Martin Perregaard-Bitsch, Destination Trekantområdet
Maibrit Thomsen, Destination Trekantområdet
Mette Gottlieb, VisitHerning
Stine Nybo, VisitHerning

Indbudte tilbudsgivere
Seismonaut
YDE
Texta
Mediegruppen

Udbuddet figurerer ligeledes på projektets partneres hjemmesider.

6 - Kontraktmæssige forhold
I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tilbudsgiver indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet:
At tilbudsgiver bliver betalt for løsning af opgavens leverance ud fra følgende:
50% ved indgåelse af kontrakten.
50% efter endt udarbejdelse og godkendelse af aftalte leverancer
At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, det vil sige manglende leverancer på aftalens opgave.

6.1 Ejerskab og rettigheder
Alle rettigheder til materiale der udarbejdes i forbindelse med opgaven, tilgår ordregiver som frit kan formidle og offentliggøre materialet, fremstille eksemplarer af det, ændre det, overdrage det til tredjemand eller lade indholdet danne grundlag for anden Rådgivers viderebearbejdelse eller omarbejdelse.
Ordregiver har dog pligt til at kreditere Rådgiver og dennes eventuelle navngivne underrådgivere som ophavsmænd til materialet.
Rådgiver kan ikke offentliggøre projektmateriale uden godkendelse fra Ordregiver, men er berettiget til at anvende opgaven som reference.

6.2 Tavshedspligt
Parterne er forpligtede til at sikre, at indholdet af nærværende aftale ikke afsløres for uvedkommende. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør.

6.3 Kommunikation
Medmindre andet aftales konkret, forestår Ordregiver enhver ekstern kommunikation vedrørende alle leverancerne i opgaven fra Rådgiver i forbindelse med opgavens løsning. Medmindre andet konkret aftales, skal Tilbudsgiver derfor henvise enhver henvendelse fra pressen eller anden tredjemand vedrørende opgaven til Tilbudsgiver og må ikke uden Ordregivers forudgående godkendelse kommunikere eksternt vedrørende opgaven. Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører også overholder denne forpligtelse.